À l'heure actuelle, la plupart des travaux et des tâches à accomplir dépendent entièrement des appareils électroniques. Surtout dans les pays développés. Toutefois, la plupart des documents de valeur sont rédigés sur papier afin de pouvoir les conserver correctement. À l'instar des cartes d'identité et des passeports, etc., il est souvent nécessaire de convertir les documents en fichiers électroniques. Pour ce faire, il existe des moyens simples pour vous aider. Comment scanner un document et l'envoyer par mail ?
Les outils nécessaires pour numériser le document !
Avant de numériser un document, tous les éléments requis doivent être en place. Pour que vous puissiez préparer le matériel nécessaire, il est bon de savoir de quoi il s'agit. Deux types d'outils peuvent être utilisés pour numériser un document :
Le premier et le plus courant aujourd'hui est un ordinateur avec une imprimante ou un outil de numérisation de documents. Comment utiliser ces deux appareils pour numériser un document ? Tout d'abord, l'ordinateur doit être connecté à l'imprimante ou à l'outil pour numériser le document. Lorsque les périphériques sont connectés, le pilote d'imprimante doit être installé pour que vous puissiez voir l'option de numérisation. La configuration de l'option de numérisation du document peut ne pas être la même pour chaque périphérique. Par conséquent, si vous ne savez toujours pas comment l'utiliser correctement, il est préférable de demander l'aide et les conseils d'un spécialiste en informatique.
Le deuxième outil que vous pouvez utiliser pour numériser un document est le smartphone avec l'application permettant d'effectuer la numérisation. Il est très facile de scanner le document avec un smartphone, si vous avez des difficultés à le faire avec un ordinateur. Pour pouvoir numériser le document via votre mobile, il faut télécharger l'application de numérisation de documents et suivre attentivement le mode d'emploi, qui se trouve dans la description de l'application. Mais comment envoyer un document scanner ? Il existe des conseils en ligne qui peuvent vous aider à cet égard. Si vous avez besoin de plus d'informations, visitez un site web sécurisé, tel que prod-info.fr.
Comment envoyer un document numérisé par courrier électronique ?
L'envoi d'un fichier par e-mail n'est pas difficile. Cependant, il est toujours bon de suivre les conseils pour éviter les problèmes. Pour pouvoir envoyer le fichier par e-mail, vous devez disposer d'un compte e-mail. Si vous n'en avez pas encore, voici quelques sites Web que vous pouvez utiliser pour créer un compte de messagerie : Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud. Il s'agit de quelques-unes des boîtes aux lettres électroniques les plus utilisées dans le monde. Une fois que vous avez un compte de messagerie, vous pouvez envoyer le fichier numérisé à votre destinataire via votre compte de messagerie. Avant de le faire, il est bon de savoir que la taille du fichier à envoyer par courrier électronique doit être inférieure à 25 Mo. Si elle est supérieure à 25 Mo, il est préférable d'utiliser une qualité moyenne, mais pas la plus élevée, lors de la numérisation. Si vous envisagez la numérisation de plusieurs documents, par exemple plus de 50 Mo, vous devez le faire via Google Driver ou sur One Driver. Vous pouvez choisir le type de fichier à envoyer, par exemple PDF, JPG, PNG. Vous pouvez vous servir d'un appareil tel qu'un ordinateur, une tablette ou un smartphone pour envoyer le courrier.
D'autres conseils pour vous aider !
Les compétences informatiques réelles sont souvent essentielles à tout ce que vous faites. Ainsi, si vous n'êtes pas doué pour numériser un document : il est préférable de prendre contact avec une personne expérimentée dans ce domaine afin qu'elle puisse vous conseiller. Si vous ne savez pas comment envoyer un scan par mail, vous trouverez des explications dans les paramètres de votre messagerie. En suivant attentivement toutes les instructions, il ne vous sera pas difficile de savoir comment scanner un document et l'envoyer par mail.